MEMBUAT DATABASE PENJUALAN DENGAN MICROSOFT ACCESS 2013

MEMBUAT DATABASE PENJUALAN DENGAN MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Umumnya Microsoft acces digunakan dalam pembuatan aplikasi dalam skala kecil, seperti program untuk kasir pada sebuah koperasi, aplikasi penjualan toko, membuat billing warnet dll.

Berikut adalah komponen yang ada di Microsoft accessa.

• Table, berfungsi untuk menyimpan data
• Query,berfungsi untuk memanipulasi data
• Form,berfungsi untuk frontend aplikasi
• Report,berfungsi untuk membuat laporan
• Macro,berfungsi untuk melakukan satu atau beberapa fungsi
• Switchboard,berfungsi untuk mendisign Menu Utama

Dari fungsi-fungsi di atas, selanjutnya akan dicoba untuk memaparkan bagaimanamembuat database dan tabel (disini akan dicontohkan dengan menggunakan MicrosoftAcces 2013).

1. Langkah-langkah membuat database:

1. Buka program Microsoft Access, dengan cara:

• Klik Start
• Klik Programs, klik Mocrosoft Office
• Klik Microsoft Access 2013

2. Untuk membuat database baru, Klik Blank Database, disebelah kanan akan tampil dialog Blank Database.

3. Tentukan Nama file dan lokasi penyimpanan database yang terletak disebelah kanan bawah.CATATAN: untuk memberi nama database, tidak diperbolehkan memakai spasi, jika ingin memberi jedah, gunakan “_” untuk memisahkan nama file tersebut.Contoh:database_Penjualan atau DatabasePenjualan.
   
4. Kemudian klik tombol create.
5. Selanjutnya akan tampil lembar kerja database. 

        A.    Tahapan  Normalisasi

     1)    Bentuk Normal Pertama (1NF)
Membentuk Normal Kesatu (1 NF) dengan flat table memisahkan data pada field-field yang tepat bernilai atomik, dan melengkapi atribut/ field yg ada.

bentuk Normal Kesatu ini mempunyai banyak kelemahan diantaranya yaitu :

    Selanjutnya adalah mengelompokan field non kunci dengan Primary key berdasarkan ketergantungan Fungsional menghasilkan :
Penyisipan data      : Kode pelanggan dan Nama pelanggan tidak bisa ditambahkan tanpa adanya transaksi penjualan.
Penghapusan data : Jika salah satu record dihapus maka semua data yang ada di   situ akan terhapus.
Pengubahan data   : Data pelanggan ditulis berkali-kali (Kode dan Nama). Jika suatu   saat terjadi perubahan Nama pelanggan maka harus mengganti semua record yang ada data supliernya. Bila tidak maka akan terjadi inkonsistensi

     2)    Bentuk Normal Kedua (2NF)

Langkah berikutnya adalah membentuk data menjadi bentuk normal kedua (2NF), dengan menentukan Primary key. Dari contoh diatas Primary key(*) adalah :
º Nomer Faktur
º Kode Pelanggan
º Kode Barang

 

    3)  Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Bentuk normal ketiga mempunyai syarat, setiap relasi tidak mempunyai atribut yang bergantung transitif, harus bergantung penuh pada kunci utama dan harus memenuhi bentuk normal kedua         (2 NF).

Untuk memenuhi bentuk normal ketiga (3 NF), maka pada relasi/tabel faktur harus didekomposisi (dipecah) lagi menjadi dua relasi/tabel yaitu relasi/tabel faktur dan relasi/tabel transaksi_barang, sehingga hasilnya adalah sebagai berikut ini
    

2. Membuat Table:

1. Klik tab menu Create.
2. Klik Table Design.
3. Maka akan muncul tampilan Table Design

Lalu Klik kanan pada nama table kemudian pilih design view,dan selanjutnya buat nama.

4. Isi kolom-kolom di Field name, Data Type, Description.

Keterangan:

• Field name  : merupakan kolom untuk menuliskan nama field yang akan dipesan
• Data Type    : untuk menentukan jenis data, apakah datanya berupa abjad, angka, tanggal, dst
• Description : tidak harus diisi hanya berupa keterangan yang kita tulis yang berhubungan dengan nama field
• Field properties    : untuk menentukan ukuran dari panjang field, format data, judul field, validasi dll.

1. Tabel_Barang

Untuk membuat tabel barang caranya, klik Create pilih Table lalu save dengan nama Tabel_Barang lihat gambar dibawah

Setelah itu kita mulai design table beserta menentukan field-fieldnya, caranya klik kanan pada Tabel_Barang kemudian pilih DesignView , dan tentukan Primary Key nya pada kode_barang seperti gambar dibawah ini :

Setelah dibuat Design nya, lalu klik kanan pada Tabel_Barang kemudian pilih open, lalu masukkan seperti gambar dibawah ini :

Setelah selesai selanjutnya kita buat Tabel_Pelanggan :

2. Tabel_Pelanggan :

Buat tabelnya sama seperti diatas hanya lalu Desain Viewnya kita buat lagi, lihat gambar dibawah ini :

Setelah dibuat klik kanan pada Tabel_Pelanggan kemudian pilih open, lalu masukkan seperti gambar dibawah ini :

Setelah dibuat kita lanjut membuat table_Faktur :

3. Tabel_Faktur

Buat tabel baru, kemudian DesignViewnya, buat seperti gambar dibawah ini :

Setelah dibuat klik kanan pada Tabel_Faktur kemudian pilih Open, lalu masukkan  seperti gambar dibawah ini :

Nah, tabel sudah kita buat semua lalu langkah selanjutnya kita harus menghubungkan (Relationship) tabel-tabel tersebut :

Caranya adalah :

Buat relasi antara tabel-tabel tersebut dengan mengklik “Database Tool” dan “Relationship” kemudian akan muncul Show Tabel, setelah itu pilih semua tabel lalu klik Add, maka akan muncul tabel-tabel tersebut pada Relationship, seperti gambar dibawah ini :

Untuk membuat relasi drag Primary Key ke Kunci tamu pada tabel lain.Sesaat setelah melakukan drug dari Primary Key ke Kunci tamu di tabel lain, akan muncul jendela konfirmasi, klik Create. Lihat gambar dibawah ini :

 Relasikan tabel-tabel tersebut sehingga seperti gambar dibawah ini :

Maka tabel-tabel tersebut akan saling berhubungan ketika kita input transaksi.

Dibawah ini adalah tampilan tabel-tabel yang telah kita relasikan.

A)    Tabel Barang

B)    Tabel Pelanggaan

C)    Tabel Faktur

Selanjutnya untuk membuat operasi penghitungan transaksi pada tabel detail penjualan, kita harus membuat Query, caranya adalah :

1)      Klik Create, lalu pilih Query Design setelah itu pilih tabel detail penjualan lalu Klik Add klik Close.

2)      Pada jendela Query buat Query seperti gambar dibawah ini :

3)      Pada kolom terakhir pada field ketikan “ Total_Harga = [Harga] * [Jumlah] “, maka setelah dijalankan hasilnya seperti gambar berikut :

4)      Simpan Query dengan nama : query_Transaksi_Penjualan.

C. Membuat From 

1.      Cara membuat From_Barang

a.   Silahkan buka database dan tabel yang sudah pernah rekan bikin sebelumnya menggunakan ms access 

b. . Kemudian pilih menu Create >> Form Wizard, 

c.    Pada bagian Tables/Queries rekan pilih salah satu, jika ingin mengambil data dari tabel berarti pilih tabel, namun jika ingin mengambil data dari query berarti pilih query

d.   kemudian masukkan semua field yang ada di query ataupun tabel yang rekan pilih tadi dengan dengan menekan tombol >> lalu pilih tombol Next untuk melanjutkan, detail seperti ini :

     e.  Selanjutnya rekan akan dihadapkan dengan pilihan form desagn yang ingin digunakan, misal          disini saya pilih yang mode columnar "standart" dan klik Next untuk melanjutkan ke proses selanjutnya.

f.   Setelah itu akan tampil untuk pengisian judul form yang akan digunakan pada pilhan What        title... lalu klik tombol Finish untuk mengakhiri

Disini rekan sudah bisa membuat form di access, selanjutnya biasanya dalam form program aplikasi database diperlukan tombol perintah yang biasa digunakan untuk menambah, menghapus, mencari ataupun selesai halaman field yang sudah ada.

2.  Menambahkan Perintah (Tambah Data, Hapus Data ,Cari Data dan Selesai) dengan Button di Ms Access

a.   Rekan pilih form yang akan ditambahkan perintahnya, kemudian pilih menu View >> Design              View, seperti ini 

 b.   Pada bagian Form Design Tool, pilih tab menu Design >> Button, 

 c.   Selanjutnya pilih pada bagian Record Operations >> Add New Record untuk menambahkan             perintah "Tambah/Add" field. lalu klik tombol Next,  maka akan muncul tampilan seperti ini

        Maka akan dihadapkan untuk tambilan button yang ingin rekan tampilkan, disini ada 2 mode              biasanya yang pertama Text biasa dan yang kedua mode gambar, misal disini saya pilih yang              mode text saja dengan mengisikan perintah "Tambah data"

 d.   Kemudian klik tombol Finish, buatlah perintah standart dari button hingga hasilnya seperti ini

Ulangi cara no 2 diatas, untuk membuat perintah  Hapus Data "Delete Record", maka akan muncul tampilan seperti ini,

Selanjutnya pilih pada bagian "Record Navigation >> Find Record" untuk menambahkan            perintah "Cari Data" field. lalu klik tombol Next, maka akan muncul tampilan seperti ini

dan seperti langkah diatas, namun untuk perintah "Selesai " pilih categories From Operations >> Close form

Dan untuk menjalankan apakah fungsi tombol (tambah data, hapus data, cari data, selesai) sudah berjalan dengan normal atau tidak rekan bisa mengetesnya melalui View >> Form View

2. Cara membuat From_Pelanggan

      sama seperti cara From_Barang  maka akan muncul tampilan seperti ini.

       

     

      3. Cara membuat From_Faktor

      sama seperti cara From_Barang  maka akan muncul tampilan seperti ini.

     

         

     

    

       4. Cara membuat report Tabular:

1.                  Klik tab Create.

2.                  Pada grup Reports, klik Report Wizard.

3.                  Pada Report Wizard, pilih tabel pertama Anda.

4.                  Pilih field dari Quary_Transaksi_Penjualan.

5.                  Klik Next.

  

  

6.              Pada halaman selanjutnya dari Report Wizard, pilih layout dan orientasi report. Ubah               opsi Layout menjadi Tabular dan ubah menjadi Landscape.

7.              Klik Next.

8.              Pada halaman selanjutnya dari Report Wizard, ubah nama report (opsional), lalu pilih               apakah report dibuka pada Print Preview atau Design View. Klik Finish. Report yang               sudah jadi sekarang ditampilkan pada Print Preview.

                           

                            Dan hasilnya seperti yg dibawah ini

        

 .D. MEMUNCULKAN SWITCHBOARD MANAGER DI QUICK ACCESS TOOLBAR

•      Pergi ke tab File 

•      Lalu pilih Option 

•      Kemudian akan terbuka kotak digalog Access option dan 

•      Klik quick access toolbar

•      Pada bagian Choose command from ganti Popular Command menjadi Commands not in the ribbon

•      Cari Switchboard Manager

Jika sudah ketemu klik Add kemudian klik OK

Sekarang tombol switchboard manager sudah ada dalam quick access toolbar dan kita sudah

bisa membuat switchboard manager.

MEMBUAT SWITCHBOARD MANAGER

Tombol perintah dalam setiap halaman switchboard tidak bisa lebih dari 8 jadi akan lebih baik sebelum membuat switchboard manager sebaiknya kita membuat skema / alur menunya terlebih dahulu agar pada saat membuat switchboard kita sudah tau tombol perintah apa yang akan kita buat.

Berikut ini adalah langkah langkah membuat switchboard manager:

•      Klik icon switchboard manager

•      Kemudian muncul kotak dialog ... would you to create one? Klik Yes

•      Maka akan muncul kotak dialog Switchboard Pages yang terdiri dari tombol: Close, New, Edit, Delete, dan Make Default.

•      Klik tombol close akan menutup switchboard pages, Tombol New... untuk membuat halaman switchboard baru seperti Database Penjualan. Delete jika jika ingin menghapus halaman switchboard dan Make Default untuk menjadikan halaman sebagai default

•         Sedangkan untuk Edit akan membuka kotak dialog baru yaitu Edit switchboard pages, dihalaman ini kita bisa merubah Nama Switchboard dengan nama yang kita inginkan dan menambahkan item atau tombol perintah dengan cara klik New..

•         Lalu akan terbuka kotak dialog Edit Switchboard Item, Ketik nama perintah di baris text, lalu pilih Command yang tersedia. Misal, jika memilih Perintah Open Form maka dibawah baris command berubah menjadi form dan akan tersedia form yang sudah kita buat sebelumnya. lalu klik OK untuk menyelesaikannya.